Elektronische Rechnung

Die Elektronische Rechnung ist ein Rechnungssystem, welches erhebliche Vorteile anbietet. Dies ergibt sich aus der Gesamtkapitalrentabilität (ROI Return of Investment) und aus einer kurzen Bearbeitungszeit. Traditionellen Rechnungsmethode, wie Nutzung von Papier als Datenträger, Umschlagsverbrauch, Drucken, Versandkosten, konventionelle Versandmethode (Zeitpläne, betriebliche Verfügbarkeit, zurückgelegte Fahrstrecken u.a.) sind heutzutage Hindernisse. Diese Einschränkungen erhöhen die Wahrscheinlichkeit für die Einhaltung von vorgesehener Fristen oder können zum Verlust von Dokumenten führen. Daraus entstehen sehr hohe Kosten für die Organisationen, die Rechnungen auszustellen.

Andererseits bekommen auch die Empfangsstellen Probleme beim Empfang von Dokumenten in Papierform. Die Komplexität des Validierungsverfahrens, die oft verschiedene Personen, Abteilungen oder Unternehmensgruppen einbinden, verlangt den Prozess und bedeutet  eine größere Bürokratie und geringere Effizienz, was direkt die Produktivität, die Kapitalrentabilität und die Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigt. Die wachsende Bürokratie repräsentiert einerseits Verschwendung von Zeit, Fotokopien, Stempel und andere Ressourcen. Außerdem treten Verspätungen bei dem Empfang von Dokumenten auf oder es kommt zum Verlust von Dokumenten.

Der Prozess ist dann für die Unternehmer langwieriger und schließt auch das Archivieren von Dokumente ein, was wieder zusätzliche Zeit, Raum und Arbeitskräfte kostet. Dies macht das tägliche Nachschlagen oder Beaufsichtigung der zuständigen Behörde aufwendiger.

Oftmals in bestimmten Phasen des Verfahrens passiert es, dass solche Anlagen digitalisiert werden und auf gemeinsamen Netzwerkordner gespeichert werden müssen, ohne dass elektronische Dokumente Formgültigkeit haben.

 

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